Pääsihteeri - ammatti, työnkuva ja työnhaku
Pääsihteeri: mitä työ sisältää, kenelle se sopii ja miten osaamista kannattaa kuvata työnhaussa.
Pääsihteerin työ on pitkälti kalenterien, kokousten ja päätöksenteon ympärillä pyörimistä. Yhdistyksessä, säätiössä tai järjestössä pääsihteeri on usein operatiivinen johtaja, joka toteuttaa hallituksen linjauksia ja vastaa arjesta.
Lyhyesti
Pääsihteeri johtaa järjestön, säätiön, liiton tai julkisen toimielimen päivittäistä toimintaa hallituksen tai vastaavan luottamuselimen alaisuudessa. Tehtävä yhdistää johtamista, edunvalvontaa, viestintää, talouden seurantaa ja päätösten valmistelua. Hyvin usein pääsihteeri on myös järjestön julkinen kasvo: lausuntoja, sidosryhmätapaamisia ja edustustehtäviä on viikoittain. Tyypillisesti edellytetään ylempää korkeakoulututkintoa ja kokemusta järjestötyöstä tai julkishallinnosta. Avoimet paikat löydät työpaikat-osiosta.
Millaista työtä pääsihteeri tekee?
Pääsihteerin viikko jakautuu yleensä hallinnon, valmistelun ja vaikuttamisen välillä. Käytännössä se tarkoittaa hallituksen kokousten esityslistoja ja pöytäkirjoja, henkilöstön ja talouden seurantaa, jäsenviestintää, kannanottoja, lausuntoja ja kohtaamisia ministeriöiden, kuntien tai muiden järjestöjen kanssa. Päätökset valmistellaan usein huolellisesti pohjapapereiksi, jotta luottamuselin pystyy päättämään asiasta tehokkaasti.
- valmistelet hallituksen päätökset ja vastaat niiden toimeenpanosta
- johdat henkilöstöä ja seuraat talousarvion toteutumista
- hoidat sidosryhmäsuhteet ministeriöihin, kuntiin ja muihin järjestöihin
- vastaat järjestön julkisesta viestinnästä ja edustamisesta
Kenelle työ sopii?
Pääsihteerin tehtävä sopii kokeneelle ammattilaiselle, joka osaa yhdistää johtamisen, asiantuntijatyön ja viestinnän. Työssä auttavat järjestelmällisyys, kyky lukea poliittista ja organisatorista ympäristöä sekä taito kirjoittaa selkeitä päätösehdotuksia. Suuri osa työstä on toisten ihmisten kanssa, joten neuvottelu- ja kuuntelutaidot painavat.
Osaaminen, koulutus ja luvat
Pääsihteerin tehtävissä edellytetään tyypillisesti ylempää korkeakoulututkintoa ja merkittävää kokemusta järjestötyöstä, julkishallinnosta tai vastaavasta asiantuntijatyöstä. Substanssin tuntemus järjestön toimialalta on usein välttämätön. Hyvä suomen kielen taito, riittävä englanti ja monissa tehtävissä myös ruotsi kuuluvat odotuksiin. Talouden, hallinnon ja viestinnän osaaminen on lähes aina mainittu pätevyysvaatimuksissa.
Missä työympäristöissä pääsihteeri työskentelee?
Pääsihteereitä on järjestöissä, säätiöissä, ammatti- ja toimialaliitoissa, puolueissa, ihmisoikeustoimijoilla, urheiluseuroissa, kulttuurialan organisaatioissa ja julkisyhteisöjen toimielimissä. Pieni järjestö voi tarkoittaa, että pääsihteeri tekee viestintää ja kirjanpitoa itse. Suuressa liitossa alaisuudessa voi olla kymmeniä työntekijöitä ja oma johtoryhmä.
Miten osaaminen kannattaa sanoittaa hakemuksessa?
Kuvaa hakemuksessa konkreettisia johtamis- ja valmistelutilanteita: millaisia päätösesityksiä olet tehnyt, millaisia talous- tai henkilöstöprosesseja olet vetänyt ja miten olet hoitanut viestintää tai sidosryhmiä. Jos haet järjestöön, kerro miten tunnet sen toimialan ja millaisissa luottamus- tai asiantuntijarooleissa olet ollut. Selkeä esimerkki onnistuneesta vaikuttamiskampanjasta tai uudistuksen läpiviennistä puhuu enemmän kuin yleinen kuvaus.
Palkka ja työehdot
Pääsihteerin palkkaus määräytyy organisaation kokoluokan, vastuun ja työehtosopimuksen mukaan. Pienen yhdistyksen pääsihteeri voi olla osa-aikainen, kun taas suuren liiton pääsihteeri on kokoaikainen johtaja, jolla on kokonaispalkka, edustustehtäviä ja matkustamista. Tarkista ilmoituksesta määräaikaisuus, koeaika, työaika, etätyömahdollisuus ja se, miten edustustehtävät ja iltatyö huomioidaan.
Mitä seuraavaksi kannattaa tehdä?
Selvitä ilmoituksesta, kuinka iso henkilöstö on, miten hallituksen kanssa työskennellään ja millaisia poliittisia tai sidosryhmäsuhteita työssä painotetaan. Vertailupohjaksi kannattaa avata toiminnanjohtajan, hallintojohtajan tai järjestöpäällikön kuvaukset. Avoimien työpaikkojen listaus löytyy työnhaun tietopankista.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä pääsihteeri tekee?
Pääsihteeri johtaa järjestön tai vastaavan organisaation operatiivista toimintaa, valmistelee hallituksen päätökset ja vastaa niiden toimeenpanosta. Tehtävään kuuluu usein myös viestintää, edunvalvontaa ja talouden seurantaa.
Mitä eroa on pääsihteerillä ja toiminnanjohtajalla?
Nimikkeet ovat osin päällekkäisiä. Pääsihteeri on yleisempi nimike kansallisissa liitoissa, säätiöissä ja kansainvälisissä järjestöissä, kun taas toiminnanjohtaja on yleinen pienemmissä yhdistyksissä. Sisältö on usein sama: operatiivinen johtaminen luottamuselimen alaisuudessa.
Tarvitaanko tehtävään tutkintoa?
Suuressa liitossa edellytetään yleensä ylempää korkeakoulututkintoa ja kokemusta vastuullisista tehtävistä. Pienessä yhdistyksessä riittää usein vahva järjestökokemus ja substanssin tuntemus.
Miten osoitan johtamiskokemusta hakemuksessa?
Kuvaa konkreettisia tilanteita: budjettivastuu, henkilöstön johtaminen, hallitustyö, lausuntojen valmistelu, vaikuttamiskampanjat ja muutostilanteet. Numeroita ja konkreettisia tuloksia kannattaa käyttää siellä, missä ne ovat mielekkäitä.