Tapahtuma-avustaja - ammatti, työnkuva ja työnhaku

Tapahtuma-avustajan rooli muotoutuu vasta paikan päällä: aamulla pystytetään pisteitä, päivällä ohjataan yleisöä ja illalla puretaan kalusto takaisin rekan kyytiin. Työ on usein lyhytkestoista, viikonloppuihin ja sesonkeihin painottuvaa ja sopii hyvin opiskelijalle tai sivutoimena tehtäväksi.

Lyhyesti

Tapahtuma-avustaja tukee tapahtumantuottajaa ja vastaavia konkreettisissa järjestelytehtävissä: rakentaa ja purkaa rakenteita, opastaa kävijöitä, jakaa rannekkeita, hoitaa narikkaa, ohjaa parkkipaikkoja, vastaa pisteen toiminnasta tai avustaa esiintyjiä. Vuorot ovat pääosin iltoja, viikonloppuja ja kesäkaudella keikkamuotoisia. Palkkaus on usein matkailu- ja ravintola-alan TES:n (MaRa) mukainen tuntipalkka.

Millaista työtä tapahtuma-avustaja tekee?

Vuoron sisältö riippuu täysin tapahtuman luonteesta. Festivaalilla pystytetään aitoja, ohjataan yleisöä, hoidetaan rannekkeenvaihtoa portilla ja avustetaan backstagealueella. Konferenssissa työ painottuu vastaanottoon, opastukseen, mikrofonien kuljetukseen yleisön joukossa ja puhujien aikataulun varmistamiseen. Urheilutapahtumissa hoidetaan toimitsijatehtäviä, kilpailupisteitä ja virvokejakelua.

Käytännössä avustajan tehtävä on vapauttaa tuottajan, lavavastaavan tai päällikön aikaa: hoidetaan kysytyt asiat itse, kysytään kun ei tiedetä, ja raportoidaan ongelmat eteenpäin. Vuoron alussa briiffaus, vuoron aikana radio tai puhelin ja vuoron lopuksi siivous ja tavaran palautus.

tarkista, onko kyseessä yksittäinen keikka, sesonkityö vai jatkuva työsuhde tapahtumatuotantoyhtiössä
selvitä, edellytetäänkö järjestyksenvalvojakortti, anniskelupassi tai hygieniapassi
huomioi yötyö, fyysinen kuormitus, sääolosuhteet ja pitkät vuorot
kerro hakemuksessa aiemmasta kokemuksesta tapahtumissa, asiakaspalvelusta tai talkoiluun verrattavasta vapaaehtoistyöstä

Kenelle työ sopii?

Työ sopii ihmiselle, joka jaksaa pitkän jalkeillaolovuoron, säilyttää palveluasenteen kovassakin paineessa ja tekee asioita oma-aloitteisesti ilman jatkuvaa ohjausta. Joustavat työajat ja keikkaluonne sopivat opiskelijalle, sivutuloja hakevalle tai vapaa-ajan harrastusten ympärille työnsä rytmittävälle. Vakavasta meluherkkyydestä, äkillisistä tilanteista hermostumisesta tai jatkuvan rytmin tarpeesta kärsivälle työ on usein liian arvaamatonta.

Osaaminen, koulutus ja luvat

Useimpiin avustajatehtäviin ei vaadita muodollista koulutusta. Sen sijaan järjestyksenvalvojakortti, hätä- ja ensiaputaidot, anniskelupassi tai hygieniapassi voivat avata tarkempia tehtäviä, kuten porttihenkilöksi, baariavustajaksi tai cateringin tueksi. Tapahtumatekniikan perusteet (lava, äänentoisto, valot) auttavat backstage-tehtävissä. Suomen ja englannin sujuvuus on käytännössä välttämätöntä isoissa tapahtumissa.

Missä työympäristöissä tapahtuma-avustaja työskentelee?

Tyypillisiä työantajia ovat festivaaliyhtiöt, urheiluseurat ja -liitot, kongressitalot (Messukeskus, Tampere-talo, Logomo), kunnalliset kulttuuripalvelut sekä tapahtumatuotanto- ja henkilöstöpalveluyritykset. Suurin osa keikoista on Helsingissä, Tampereella ja Turussa, mutta myös pienemmillä paikkakunnilla on kesällä paljon työtä esimerkiksi musiikkifestivaaleilla.

Miten osaaminen kannattaa sanoittaa hakemuksessa?

Mainitse aiemmat tapahtumakeikat tai vastaava työ esimerkiksi vähittäiskaupassa, ravintolassa, varastossa tai vartioinnissa. Konkretia voittaa: kuinka monta päivää työskentelit Provinssissa, mitä teit Slush-tapahtumassa, oletko ollut talkoolaisena. Korosta voimassa olevia kortteja, fyysistä kestävyyttä ja valmiutta yötyöhön. Mainitse myös autollisuus, jos tapahtuma sijaitsee huonojen kulkuyhteyksien päässä.

Palkka ja työehdot

Tuntipalkka noudattaa usein matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluiden työehtosopimusta (MaRa). Vuorolisät yöltä, sunnuntailta ja arkipyhältä nostavat ansiota. Lyhyitä keikkoja maksetaan usein pienissä erissä, joten kuukausiansion vaihtelu voi olla suurta. Tarkista, kuka maksaa työvaatetuksen, ruokailut ja matkat tapahtumapaikalle.

Mitä seuraavaksi kannattaa tehdä?

Jos asiakaspalvelu ja ravintolarytmi kiinnostavat, vertaa tehtävää tarjoilijan työhön. Jos haluat järjestäjän roolia, kannattaa katsoa myös tapahtumatuottajan ja konferenssikoordinaattorin tehtäviä. Avoimia tapahtuma-avustajan paikkoja kannattaa etsiä työpaikat-osiosta.

Usein kysytyt kysymykset

Tarvitaanko tapahtuma-avustajaksi koulutusta?

Useimpiin tehtäviin riittää työnantajan perehdytys. Järjestyksenvalvojakortti, anniskelupassi ja hygieniapassi laajentavat työmahdollisuuksia merkittävästi.

Onko työ kokoaikaista vai keikkaluonteista?

Pääosa tehtävistä on keikkamuotoisia ja painottuvat kesään ja viikonloppuihin. Henkilöstöpalveluyrityksissä tai isoissa kongressitaloissa voi olla myös ympärivuotisia osa- tai kokoaikatehtäviä.

Mitä eroa on tapahtuma-avustajalla ja järjestyksenvalvojalla?

Tapahtuma-avustaja hoitaa monenlaisia järjestelytehtäviä eikä saa puuttua järjestyshäiriöihin samalla tavalla kuin järjestyksenvalvoja. Järjestyksenvalvojan tehtäviin tarvitaan voimassa oleva JV-kortti.

Voiko avustajan keikkaa tehdä alaikäisenä?

15 vuotta täyttänyt voi tehdä kevyitä avustustehtäviä työaikalain ja nuoria työntekijöitä koskevan lainsäädännön rajoissa. Anniskelu- ja järjestysvalvontatehtävissä on omat ikärajansa.