Hotellin vastaanottovirkailija - ammatti ja työ

Hotellin vastaanottovirkailija on usein ensimmäinen ja viimeinen henkilö, jonka vieras kohtaa. Aamuruuhka, lähtevien asiakkaiden laskutus, varausmuutokset ja iltayön rauhalliset hetket vaihtelevat saman vuoron sisällä. Hyvä päivä syntyy siitä, miten rauhallisesti niistä selviät.

Lyhyesti

Hotellin vastaanottovirkailija hoitaa sisään- ja uloskirjaukset, varaukset, maksut, asiakasviestinnän ja arjen ongelmanratkaisun. Työ on usein vuorotyötä. Yövuorossa hoituvat kassaraportti, myöhäiset saapumiset ja turvallisuuskysymykset. Tehtävässä yhdistyvät asiakaspalvelu, myynti ja hallinnolliset rutiinit. Yleisimpiä järjestelmiä ovat Opera, Hotellinx ja Mews. Suomen ja englannin sujuva taito on lähes aina vaatimus. Avoimia paikkoja löydät työpaikkahausta.

Millaista työtä hotellin vastaanottovirkailija tekee?

Vuoro alkaa tilanteen vastaanottamisella edelliseltä vuorolta: kuka on saapumassa, kenellä on erityispyyntöjä ja mitä on jäänyt selvitettäväksi. Aamulla painottuvat lähtevien asiakkaiden laskutus, kuitit ja viime hetken kysymykset. Iltapäivällä alkaa saapuvien sisäänkirjaus, jolloin huoneiden tilan, varausten ja toiveiden pitää loksahtaa kohdalleen ennen vieraan kanssa käytävää keskustelua. Yövuorossa rooli on itsenäisempi: tehdään vuorokauden kassaraportti, hoidetaan myöhäiset saapumiset ja vastataan turvallisuuteen liittyviin tilanteisiin.

Painopiste vaihtelee hotellin tyypin mukaan. Kaupunkihotellissa toistuvat liikematkustajat ja kokousasiakkaat. Matkailukohteessa korostuvat kansainväliset asiakkaat, paikalliset palvelut ja sesonkihuiput. Designhotellissa kokemus halutaan rakentaa erityisen tarkasti, kun taas budjettihotellissa volyymi ja nopeus ratkaisevat.

• tarkista, mitä varausjärjestelmää käytetään (esim. Opera, Hotellinx, Mews)
• selvitä, kuuluuko vuoroihin yötyötä, laskutusta ja kassavastuuta
• huomioi kielitaitovaatimukset, etenkin englannin lisäksi
• kerro hakemuksessa konkreettisia palvelutilanteita, joissa ratkaisit asiakkaan asian loppuun

Kenelle työ sopii?

Vastaanottoon sopii hakija, joka pystyy pitämään monta lankaa käsissään ja palaamaan rauhallisena seuraavaan keskusteluun, vaikka edellinen olisi ollut hankala. Hyvä muisti, tarkkuus laskutuksessa ja kyky kuunnella myös sanomatonta auttavat. Esiintyminen saa olla luonnollista, ei kaavamaista.

Osaaminen, koulutus ja luvat

Matkailu- tai palvelualan koulutus, esimerkiksi matkailupalvelujen tuottaja tai restonomi, on monessa ilmoituksessa eduksi. Yhtä usein ratkaisee aiempi asiakaspalvelukokemus ja kyky oppia järjestelmät nopeasti. Suomen ja englannin sujuva taito vaaditaan lähes aina, ja kolmas kieli on selkeä etu lomakohteissa ja kansainvälisissä ketjuhotelleissa.

Missä työympäristöissä hotellin vastaanottovirkailija työskentelee?

Vastaanottovirkailijoita työskentelee kaupunki- ja kokoushotelleissa, kylpylä- ja viihdekeskuksissa, lomakohteissa, boutique- ja designhotelleissa sekä budjettihotelliketjuissa. Hostelit ja huoneistohotellit ovat oma maailmansa, jossa rooli sisältää usein myös aamiaispalvelua tai siivouksen koordinointia.

Miten osaaminen kannattaa sanoittaa hakemuksessa?

Mainitse, missä järjestelmissä olet työskennellyt ja minkä kokoisia volyymejä olet käsitellyt. Kerro esimerkki tilanteesta, jossa selvitit asiakkaan ongelman ilman, että vieras joutui kysymään useaan kertaan. Jos tulet asiakaspalvelusta tai myynnistä, osoita, miten varaus- tai laskutusrutiinit, puhelinpalvelu ja kielitilanteet siirtyvät vastaanoton arkeen.

Palkka ja työehdot

Tilastokeskuksen vuoden 2024 kokonaisansioiden vertailuryhmässä Muualla luokittelemattomat asiakaspalvelutyöntekijät P10 on 2 456 €/kk, mediaani 3 046 €/kk ja P90 4 170 €/kk. Luvut eivät ole hotellin vastaanottovirkailijan nimikekohtainen palkkalupaus. MaRa-TES, työaika, vuorot ja kokemuksen perusteella määräytyvät lisät vaikuttavat kokonaisansioon.

Mitä seuraavaksi kannattaa tehdä?

Avoimet vastaanoton paikat näet Avoimet.fi:n työpaikkahausta. Vertaa ilmoituksia järjestelmävaatimusten, vuorotyön ja kielitaidon näkökulmasta. Jos haluat selventää suuntaa, avaa muutama läheinen ammatti rinnakkain.

Usein kysytyt kysymykset

Onko vastaanottotyö pelkkää sisäänkirjausta?

Ei ole. Vuoroon mahtuu sisään- ja uloskirjausten lisäksi varauksia, maksuja, lisämyyntiä, kokousten valmistelua, asiakasviestintää useassa kanavassa sekä reklamaatioiden ja erityispyyntöjen hoitoa. Yövuorossa työhön kuuluu myös vuorokauden kassaraportti.

Mitä järjestelmiä vastaanotossa käytetään?

Yleisimpiä Suomessa ovat Opera, Hotellinx ja Mews, mutta jokaisella ketjulla on omat työkalunsa. Aiempi kokemus jostakin näistä on etu, ja perehdytys hoituu yleensä ensimmäisten viikkojen aikana.

Onko työ vuorotyötä?

Kyllä. Aamu-, ilta- ja yövuorot vaihtelevat hotellin koon ja aukioloajan mukaan. Osa hotelleista pitää yövastaanoton miehitettynä, osa hoitaa sen vuoropäällystön tai turvapalvelun kautta.

Mitä kielitaitoa vastaanotossa tarvitaan?

Suomen ja englannin sujuva taito vaaditaan lähes aina. Ruotsi, saksa, venäjä, ranska, espanja tai aasialaiset kielet ovat etu sen mukaan, mistä kohteen asiakaskunta tulee.

Katso myös

• Ravintola ja matkailu
• Hotellin hovimestari
• Tarjoilija
• Kokki
• Avoimet työpaikat
• Työnhaku Helsingissä
• Työnhaku Espoossa
• Työnhaku Vantaalla