Kiropraktikon sihteeri - ammatti, työnkuva ja työnhaku

Kiropraktikon sihteeri pitää vastaanoton arjen kasassa: ottaa puheluita, varaa aikoja, vastaanottaa asiakkaat ja huolehtii laskutuksesta. Työ on osa pienen terveyspalveluyrityksen tiimiä, joten sihteeri on usein se, joka tuntee asiakkaat, järjestelmät ja viikon aikataulun parhaiten.

Lyhyesti

Kiropraktikon sihteeri vastaa kiropraktikon vastaanoton ajanvarauksesta, asiakaspalvelusta, laskutuksesta ja toimiston päivittäisestä pyörittämisestä. Tehtävässä korostuvat asiakkaan kohtaaminen, tarkka ajanvaraus, Kela-korvauskäytäntöjen tuntemus ja vaitiolovelvollisuuden noudattaminen. Pohjana on yleensä toisen asteen liiketalouden tai hyvinvointialan koulutus. Työpäivät ajoittuvat vastaanoton aukioloaikoihin, joten arkipäivät ovat säännöllisiä. Avoimet paikat näkyvät työnhaun tietopankissa.

Millaista työtä kiropraktikon sihteeri tekee?

Tyypilliseen päivään kuuluu uusien asiakkaiden vastaanottaminen, puhelujen ja viestien hoitaminen, kiropraktikon ajanvarauskirjan ylläpito sekä laskutus ja maksuliikenteen seuranta. Sihteeri opastaa asiakkaita käytännön asioissa: miten ensimmäiselle käynnille valmistaudutaan, mitä Kelan korvauksia voi hakea ja miten peruutukset ja siirrot hoidetaan.

Pienessä yrityksessä työnkuvaan kuuluu usein myös toimistotarvikkeiden tilaus, ajanvarausjärjestelmän ja sähköpostin ylläpito sekä yhteistyö muiden hoitoalan ammattilaisten, kuten fysioterapeuttien tai hierojien, kanssa. Suuremmilla klinikoilla sihteerit voivat erikoistua esimerkiksi laskutukseen tai uusien asiakkaiden ohjaamiseen.

tarkista, onko vastaanotolla yksi vai useampi ammattilainen
selvitä, mitä järjestelmiä ajanvaraukseen ja laskutukseen käytetään
huomioi, että työaika seuraa vastaanoton aukioloaikoja
kerro hakemuksessa, miten olet hoitanut asiakaspalvelua, ajanvarausta ja laskutusta aiemmin

Kenelle työ sopii?

Työ sopii hakijalle, jolla on huoliteltu palvelutyyli, tarkka ote arjessa ja kyky pitää useaa asiaa yhtä aikaa langoissa. Hyödyllistä on aiempi kokemus terveydenhuollon, hyvinvointialan tai asiakaspalveluammattien parissa. Vaitiolovelvollisuus, asiakastietojen huolellinen käsittely ja rauhallinen tapa kohdata kipupotilaita ovat tärkeitä.

Osaaminen, koulutus ja luvat

Yhtä yhtenäistä koulutuspolkua ei ole. Monesti riittää toisen asteen liiketalouden tai hyvinvointialan koulutus ja kokemus asiakaspalvelusta tai toimistotyöstä. Hyödyllisiä taustoja ovat sihteeri-, lähihoitaja-, lähiesimies- tai vastaanottoavustajan opinnot. Tärkeää on tietosuojan ymmärrys, sujuva digitaalisten työkalujen käyttö ja usein myös englannin kielitaito kansainvälisten asiakkaiden palvelua varten.

Missä työympäristöissä kiropraktikon sihteeri työskentelee?

Tavallisimpia työpaikkoja ovat itsenäiset kiropraktikkojen vastaanotot, hyvinvointiklinikat, joissa on monia ammattilaisia samojen seinien sisällä, sekä isommat fysioterapia- ja kuntoutusketjut. Yhden kiropraktikon vastaanotolla työ on hyvin itsenäistä, suuremmissa yksiköissä työ on osa tiimiä ja sisältää enemmän erikoistuneita tehtäviä, kuten laskutusta tai esihenkilön tukea.

Miten osaaminen kannattaa sanoittaa hakemuksessa?

Kuvaa konkreettisesti, kuinka monta asiakaskäyntiä päivässä olet käsitellyt, mitä ajanvaraus- ja laskutusjärjestelmiä olet käyttänyt ja miten olet hoitanut peruutukset, jonotuslistat ja Kela-asiat. Mainitse, jos olet työskennellyt terveys- tai hyvinvointialalla, sillä tietosuojan ja vaitiolovelvollisuuden tunteminen on tehtävässä keskeistä. Kerro myös kielitaidostasi, jos vastaanotolla on kansainvälisiä asiakkaita.

Palkka ja työehdot

Palkka noudattaa usein terveyspalvelualan tai yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimuksia, ja siihen vaikuttavat työtehtävän vaativuus, kokemus ja vastuualueet. Tarkista ilmoituksesta, onko kyseessä tunti- vai kuukausipalkka, sisältyykö työaikaan iltoja ja onko tehtävä kokopäiväinen vai osa-aikainen.

Mitä seuraavaksi kannattaa tehdä?

Vertaa kiropraktikon sihteerin, terveydenhuollon sihteerin ja vastaanottoavustajan työnkuvia, jos haluat hahmottaa parhaiten sopivan suunnan. Sijaintia voit rajata kuntasivuilla, ja avoimia tehtäviä löydät työpaikkasivulta.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä kiropraktikon sihteeri tekee?

Sihteeri vastaa vastaanoton ajanvarauksesta, asiakaspalvelusta, puheluista ja viesteistä, laskutuksesta sekä toimiston pyörittämisestä. Hän tukee kiropraktikon työpäivää huolehtimalla taustalla pyörivistä asioista.

Tarvitseeko tehtävään terveydenhuollon koulutusta?

Useimmiten ei, mutta terveys- tai hyvinvointialan tausta on eduksi. Tärkeämpää on asiakaspalvelukokemus, järjestelmäosaaminen ja tietosuojan tunteminen.

Miten ajanvaraus tehdään käytännössä?

Vastaanotoilla käytetään yleensä jotain ajanvaraus- ja potilastietojärjestelmää, kuten Diariumia tai Vellaa. Sihteeri varaa ajat, lähettää muistutukset ja hoitaa peruutukset järjestelmän kautta.

Onko työ kokopäiväistä vai osa-aikaista?

Tämä vaihtelee vastaanoton koon mukaan. Pienillä vastaanotoilla työ voi olla osa-aikainen, ja suurissa kuntoutusketjuissa kokopäiväinen. Tarkista työaika ilmoituksesta.

Mitä kannattaa tarkistaa ennen hakemista?

Selvitä, onko vastaanotolla yksi vai useampi ammattilainen, mitä järjestelmiä käytetään, ja miten työvuorot rytmittyvät. Avoimet tehtävät löydät työpaikkasivulta.