Taloussihteeri - ammatti, työnkuva ja työnhaku

Taloussihteeri tukee organisaation taloushallintoa. Työ on laskutusta, reskontraa, kirjanpitoa ja raportointia.

Lyhyesti

Taloussihteeri hoitaa taloushallinnon arkea: ostolaskuja, myyntireskontraa, laskutusta, maksuliikennettä ja raportteja. Joskus mukana on palkanlaskennan tai tilinpäätöksen tukitöitä. Työ sopii tarkalle tekijälle, joka hallitsee määräajat ja järjestelmät. Tarkista ilmoituksesta, kuinka laaja talousvastuu tehtävään kuuluu ja painottuuko työ rutiineihin vai raportointiin. Taloushallinto on vakaa ala, jolla on pulaa osaavista tekijöistä.

Millaista työtä taloussihteeri tekee?

Taloussihteerin työ voi sisältää ostolaskujen tarkastusta ja kierrätystä, myyntilaskutusta, maksujen seurantaa, tiliöintejä, raporttien kokoamista ja talousarvion seurantaan liittyvää valmistelua. Joissakin organisaatioissa rooliin kuuluu myös palkanlaskennan avustavia tehtäviä, projektien talousseurantaa tai tilinpäätösaineiston kokoamista.

Tehtävä sijoittuu usein taloustiimin ja muun organisaation väliin. Taloussihteeri pyytää puuttuvia tietoja, neuvoo laskutukseen liittyvissä kysymyksissä, varmistaa aineiston oikeellisuutta ja pitää huolta siitä, että sovitut maksut, kirjaukset ja raportit valmistuvat ajallaan.

tarkista, painottuuko työ reskontraan, laskutukseen, kirjanpitoon vai raportointiin
selvitä, kuuluuko tehtävään palkanlaskentaa tai tilinpäätöksen valmistelua
huomioi mainitut järjestelmät, kuten taloushallinto-ohjelmistot ja Excel
kerro hakemuksessa esimerkkejä määräaikojen, laskujen ja talousaineistojen hallinnasta

Kenelle työ sopii?

Taloussihteerin työ sopii hakijalle, joka pitää järjestelmällisestä tekemisestä ja pystyy työskentelemään sekä rutiinien että nopeiden kysymysten parissa. Tärkeitä ominaisuuksia ovat tarkkuus, oma-aloitteisuus, palveluhenkisyys ja kyky hahmottaa, mihin yksittäinen lasku, maksu tai raportti liittyy kokonaisuudessa.

Osaaminen, koulutus ja luvat

Ilmoituksissa mainitaan usein kaupallinen tai taloushallinnon koulutus, esimerkiksi merkonomi tai tradenomi. Alalle voi kouluttautua myös taloushallinnon ammattitutkinnolla, jonka voi suorittaa työn ohessa. Kokemus ostoreskontrasta, myyntireskontrasta, laskutuksesta, maksuliikenteestä, Excelistä ja taloushallinnon järjestelmistä on käytännössä arvokasta. Kielitaitovaatimukset riippuvat työnantajasta ja siitä, onko työssä kansainvälisiä asiakkaita tai konserniraportointia.

Missä työympäristöissä taloussihteeri työskentelee?

Taloussihteereitä työskentelee yrityksissä, kunnissa, hyvinvointialueilla, järjestöissä ja muissa organisaatioissa. Pienessä työpaikassa tehtävä voi kattaa monta taloushallinnon osa-aluetta. Suuressa organisaatiossa rooli voi olla rajatumpi, esimerkiksi ostolaskuihin, laskutukseen tai tietyn yksikön talousseurantaan painottuva.

Miten osaaminen kannattaa sanoittaa hakemuksessa?

Nimeä hakemuksessa konkreettiset taloushallinnon prosessit, joita olet tehnyt: ostolaskut, myyntilaskut, tiliöinnit, maksatus, palkanlaskennan tuki, raportointi tai tilinpäätösaineiston kokoaminen. Mainitse myös järjestelmät ja Excelin käyttötaso. Jos kokemuksesi on hallinnon puolelta, korosta määräaikojen, asiakirjojen ja asiakaspalvelun hallintaa.

Palkka ja työehdot

Palkkaan vaikuttavat tehtävän laajuus, talousvastuu, kokemus, järjestelmäosaaminen ja työnantajan työehtokäytännöt. Tarkista, sisältyykö rooliin vain rajattu reskontratehtävä vai laajempi taloushallinnon kokonaisuus. Kysy tarvittaessa myös liukuvasta työajasta, etätyöstä, perehdytyksestä ja kuukauden vaihteen kiirehuipuista.

Mitä seuraavaksi kannattaa tehdä?

Jos taloussihteerin tehtävä kiinnostaa, vertaa sitä kirjanpitäjän, reskontranhoitajan, toimistosihteerin ja hallintosihteerin tehtäviin. Ero löytyy usein siitä, kuinka paljon työssä on varsinaista taloushallintoa ja kuinka paljon muuta hallinnollista tukea. Avoimia paikkoja kannattaa selata työpaikat-osiossa.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä taloussihteeri tekee?

Taloussihteeri hoitaa taloushallinnon käytännön tehtäviä, kuten ostolaskuja, myyntireskontraa, laskutusta, maksuliikennettä, raportointia ja tilinpäätöksen valmistelua tukevia aineistoja. Joissakin tehtävissä mukana on myös palkanlaskennan avustavia töitä.

Tarvitaanko tehtävään koulutusta?

Usein haetaan taloushallinnon tai kaupallisen alan koulutusta, mutta käytännön kokemus voi olla yhtä tärkeää. Ilmoituksesta kannattaa tarkistaa, vaaditaanko tietty tutkinto vai riittävätkö aiempi taloushallinnon työ, järjestelmäosaaminen ja hyvä perehdytettävyys.

Miten haen tätä työtä?

Kuvaa hakemuksessa taloushallinnon prosessit, joita olet tehnyt, ja kerro käyttämäsi järjestelmät. Esimerkit laskujen käsittelystä, täsmäytyksistä, raportoinnista, asiakaspalvelusta ja määräajoissa pysymisestä ovat hyödyllisempiä kuin yleiset adjektiivit.

Kannattaako verrata tätä muihin ammatteihin?

Kyllä. Läheiset ammatit auttavat näkemään, onko sinulle sopivin reitti sama nimike, saman alan toinen rooli vai paikallisesti paremmin sopiva vaihtoehto.