Pöytäkirjanpitäjä - ammatti, työnkuva ja työnhaku
Pöytäkirjanpitäjä: mitä työ sisältää, kenelle se sopii ja miten osaamista kannattaa kuvata työnhaussa.
Pöytäkirjanpitäjä laatii kokousten viralliset muistiot, joissa päätökset, äänestykset ja keskustelu tallennetaan tarkalle muodolle. Käytännössä työ tarkoittaa esityslistan valmistelua, kokouksessa keskittynyttä kuuntelua ja muistiinpanojen kirjoittamista, ja heti kokouksen jälkeen pöytäkirjan viimeistelyä, tarkastusta ja jakelua. Tehtävä on yleinen valtuustoissa, lautakunnissa, hallituksissa, yhdistyksissä ja taloyhtiöissä.
Lyhyesti
Pöytäkirjanpitäjä on hallinnollinen ammattilainen, joka vastaa kokouksen muodollisesta dokumentaatiosta: esityslista, päätösten ja äänestysten kirjaus sekä pöytäkirjan tarkastus ja jakelu. Tehtävä voi olla erillinen virka kuten kunnallisten lautakuntien sihteeri, tai osa muuta sihteerin tai assistentin työtä. Kuuluu kategoriaan Toimisto, talous ja hallinto, ja avoimet paikat näkyvät työnhaun tietopankissa. Useimmiten se on osa hallintosihteerin, johdon assistentin tai osastosihteerin laajempaa työnkuvaa.
Työn arki
Päivä alkaa esityslistan kokoamisesta: pyydetyt aiheet, valmistelijan esitykset, liitteet ja edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistus. Kokouksen aikana pöytäkirjanpitäjä keskittyy puheenjohtajan rinnalla siihen, että jokainen päätös, äänestys ja eriävä mielipide tallentuu sanatarkasti tai sovitulla tarkkuudella.
Kokouksen jälkeen pöytäkirja viimeistellään, tarkastutetaan vähintään yhdellä tai kahdella tarkastajalla, allekirjoitetaan ja jaetaan. Julkisten organisaatioiden pöytäkirjat menevät usein verkkosivulle ja arkistoon julkisuuslain edellyttämässä muodossa.
Kenelle työ sopii
Tehtävä sopii ihmiselle, joka kuuntelee tarkkaan, kirjoittaa nopeasti ja jaksaa pitää huomion useita tunteja kestävässä kokouksessa. Hyvä pöytäkirjanpitäjä erottaa keskeisen päätöksen sivuhuomautuksesta ja osaa kysyä puheenjohtajalta, jos kohta jäi epäselväksi. Tarkkuus ja luotettavuus painavat enemmän kuin esiintymistaito.
Osaaminen, koulutus ja luvat
Tavallinen pohjakoulutus on liiketalouden, hallinnon tai oikeustieteen tutkinto (toisen asteen tai AMK), mutta myös yhteiskuntatieteistä tai viestinnästä tullaan tehtävään. Kuntien lautakuntasihteerin paikoissa odotetaan usein hallintotieteen tai oikeustieteen tutkintoa. Käytännössä työnantajat arvostavat kokemusta hallintosihteerinä, johdon assistenttina tai vastaavassa tehtävässä. Kuntalain ja hallintolain perusteet on hyvä hallita julkisella sektorilla.
Työympäristöt
Kunnat, hyvinvointialueet, valtio, yhdistykset, säätiöt, suuret yritykset ja taloyhtiöiden isännöintitoimistot. Työ on toimistotyötä, mutta kokouspaikat vaihtelevat: valtuustosaleja, kokoustiloja, etäkokouksia Teamsin tai Zoomin kautta. Etätyö on yleistynyt, mutta itse kokouksen aikana läsnäolo on usein tarpeen.
Miten osaaminen kannattaa sanoittaa hakemuksessa
Hakemuksessa kannattaa eritellä millaisten elinten kokouksia olet kirjannut (hallitus, lautakunta, valtuusto, yhtiökokous), kokemus julkisen hallinnon dokumentaatiosta, kielitaito (erityisesti ruotsi kunnissa joissa palvellaan kahdella kielellä), asianhallintajärjestelmäosaaminen (Tweb, Dynasty, M-Files) ja kirjoitusnopeus. Jos olet hoitanut myös esityslistan valmistelua tai päätösten täytäntöönpanoa, mainitse se erikseen.
Palkka ja työehdot
Kunnissa palkka määräytyy KVTES:n mukaan, valtiolla virkaehtosopimuksella, yksityisellä sektorilla työnantajan ja työehtosopimuksen mukaan. Vastuun laajuus ja kokousten lukumäärä vaikuttavat lopulliseen palkkaan. Tarkista, sisältääkö tehtävä iltakokouksia ja miten niistä korvataan.
Mitä seuraavaksi kannattaa tehdä
Avoimet kuntien ja hyvinvointialueiden hallintotehtävät julkaistaan Kuntarekryssä, valtion virat valtiolle.fi-palvelussa. Vertaile rinnakkaisia rooleja: hallinnon assistentti, Käräjäsihteeri, Taloussihteeri ja muut Toimisto, talous ja hallinto -kategorian ammatit. Avoimet työpaikat näet työpaikkasivulta.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä ero on pöytäkirjanpitäjällä ja sihteerillä?
Sihteeri on laajempi nimike, joka kattaa monenlaisia tukitehtäviä. Pöytäkirjanpitäjä on rooli, jonka sihteeri hoitaa kokousten yhteydessä. Erillistä virkaa pöytäkirjanpitäjälle on harvoin, paitsi suurimmissa kunnissa.
Pitääkö pöytäkirjan olla sanatarkka?
Ei yleensä. Useimmissa elimissä riittää päätöspöytäkirja, jossa tallennetaan päätökset, äänestystulokset ja keskustelun pääkohdat. Sanatarkkaa pöytäkirjaa pidetään esimerkiksi joissakin oikeudenkäynneissä ja hallintoelimissä erikseen pyydettäessä.
Tarvitaanko juridista koulutusta?
Ei välttämättä, mutta julkisella sektorilla hallintolain ja kuntalain perusteet on hyvä tuntea. Päätösten muotoilu vaikuttaa siihen, miten ne kestävät mahdollisen oikaisuvaatimuksen tai valituksen.
Mitä järjestelmiä pöytäkirjanpitäjät käyttävät?
Yleisimmät asianhallinnan järjestelmät kunnissa ovat Tweb, Dynasty ja M-Files. Yhdistys- ja yrityspuolella käytetään Microsoft 365:ä ja erilaisia sopimushallintajärjestelmiä.