Toimistotyöntekijä, kiinteistövälitys - ammatti ja työ

Kiinteistönvälitystoimiston toimistotyöntekijä pitää välittäjien arjen kasassa: sopii näyttöjä kalenteriin, kerää isännöitsijäntodistukset ja energiatodistukset, viimeistelee kauppakirjat ja vastaa puhelimeen, kun asunnonostaja kysyy yhtiövastikkeesta. Kun välittäjä ajaa näytöltä toiselle, toimistossa pidetään huolta siitä, että jokainen kohde etenee tarjouksesta kauppaan ilman katkoksia.

Lyhyesti

Toimistotyöntekijä toimii kiinteistönvälitysliikkeen, kuten Kiinteistömaailman, Huoneiston, OP Kodin, Sp-Kodin tai Re/Maxin, hallinnollisena selkärankana: tilaa isännöitsijän- ja energiatodistukset, syöttää kohdetiedot Etuoveen ja Oikotielle, valmistelee kauppakirjat ja tukee DIAS-asuntokaupassa. Tehtävässä yhdistyvät tarkka asiakirjojen käsittely, asiakaspalvelu ja markkinointimateriaalien valmistelu. Tausta on yleensä merkonomi, tradenomi tai oikeustradenomi, eikä LKV-tutkintoa vaadita toimistorooleissa. Ammatti kuuluu Avoimet.fi:n hakemistossa kategoriaan Siivous ja kiinteistöpalvelut, ja avoimet paikat näkyvät työnhaun tietopankissa.

Työn arki

Päivä alkaa yleensä saapuneen postin ja sähköpostin käsittelyllä: pankki on lähettänyt panttikirjat, isännöitsijä toimittanut tilatun isännöitsijäntodistuksen, ja muutama uusi toimeksiantaja on jättänyt yhteydenottopyynnön. Toimistotyöntekijä syöttää kohdetiedot välitysjärjestelmään (esim. Welho, KVKL Hex tai Kiinteistömaailman oma järjestelmä), tilaa rasitustodistuksia Maanmittauslaitoksesta ja kaavaotteita kunnasta. Asuntoesitteet taitetaan valmiiksi näyttöjä varten ja kohdetiedot päivitetään Etuoveen, Oikotielle ja yrityksen omaan portaaliin.

Iltapäivä menee usein kauppakirjojen valmistelussa: ostaja, myyjä ja välittäjä sovittelevat kaupanvahvistusta, ja toimistotyöntekijä varmistaa, että kaikki liitteet ovat paikallaan ennen sähköistä asuntokauppaa DIASissa. Asiakkaiden puhelut, voitto-osakkeiden luovutusilmoitukset taloyhtiölle ja Verohallinnolle menevät varainsiirtoveroilmoitukset kuuluvat rutiineihin.

Kenelle työ sopii

Tehtävä sopii hakijalle, joka pitää järjestyksestä ja tarkoista asiakirjoista mutta ei vierasta puhelinta. Asuntokauppa on monelle elämän suurin taloudellinen päätös, joten kärsivällinen ja rauhoittava ote asiakaspalvelussa kannattaa. Aiempi kokemus pankki-, vakuutus-, isännöinti- tai lakitoimistosta antaa hyvän pohjan, koska tositteet ja terminologia ovat tuttuja.

Osaaminen, koulutus ja luvat

Tyypillinen koulutustausta on merkonomi tai tradenomi, mutta myös oikeustradenomi tai kiinteistöalan ammattitutkinto sopii hyvin. LKV-tutkintoa toimistotyöntekijältä ei vaadita — se on välittäjän pätevyys, jonka Keskuskauppakamari myöntää. Sen sijaan oman tutkinnon (KiAT, kiinteistöalan ammattitutkinto) tai LVV-pätevyyden voi hankkia, jos haluaa edetä vuokravälityksen puolelle. Aluehallintovirasto valvoo välitysliikkeitä, ja toimistotyöntekijän on tunnettava hyvän välitystavan ohjeet sekä rahanpesulain mukaiset tunnistamisvelvoitteet. Excel, Word ja sähköposti ovat päivittäisiä työkaluja, ja DIAS-järjestelmän käyttö opetellaan perehdytyksessä.

Työympäristöt

Työpaikkoja on välitysliikkeissä Helsingin keskustasta pienempien kuntien keskuksiin. Suuret ketjut kuten Kiinteistömaailma, OP Koti, Huoneistokeskus, Sp-Koti, Aninkainen ja Re/Max työllistävät eniten, mutta yksittäiset paikalliset välitysliikkeet ovat tyypillisiä työnantajia pienemmillä paikkakunnilla. Toimistossa työskennellään yleensä päivätyöaikoina, mutta lauantain näyttöpäivät tuovat satunnaista joustoa. Useimmissa paikoissa työ on vahvasti toimistosidonnaista, koska arkistot, leimat ja kauppaneuvotteluhuoneet ovat siellä.

Miten osaaminen kannattaa sanoittaa hakemuksessa

Nimeä järjestelmät, joita olet käyttänyt: Visma, Procountor, isännöintijärjestelmä, CRM tai vastaava. Kerro konkreettinen tilanne, jossa olet korjannut tositteen virheen ennen kuin asia eteni viranomaiselle, hoitanut asiakaspalautuksen tai pitänyt langat käsissä, kun useampi prosessi pyöri yhtä aikaa. Jos olet työskennellyt taloyhtiössä, pankissa tai vakuutusyhtiössä, mainitse tutut termit kuten panttaus, varainsiirtovero, lainhuuto tai osakekirja — ne kertovat työnantajalle, että oppimiskäyrä on lyhyt.

Palkka ja työehdot

Kiinteistönvälitysala kuuluu pääosin kiinteistönvälitysalan työehtosopimuksen piiriin (Palvelualojen työnantajat PALTA ja Erityisalojen Toimihenkilöliitto ERTO). Palkkamalli on toimistorooleissa yleensä kuukausipalkka, ei provisio kuten välittäjillä. Kokemus, vastuun laajuus ja paikkakunta vaikuttavat tasoon. Lauantain näyttöpäivistä maksetaan yleensä erillinen korvaus tai annetaan vapaata. Koeaika on tyypillisesti kuusi kuukautta.

Mitä seuraavaksi kannattaa tehdä

Selaa toimistotehtäviä paikkakunnaltasi työpaikkasivulta. Jos toimistotyö kiinteistönvälityksessä alkaa kiinnostaa, kannattaa katsoa läheisiä rooleja kuten isännöitsijä tai yleistoimistotyöntekijä. Vuokravälityksen LVV-pätevyyden voi hankkia ilta- ja verkkokursseilla.

Usein kysytyt kysymykset

Tarvitseeko toimistotyöntekijä LKV-tutkinnon?

Ei. LKV-pätevyys vaaditaan vain vastaavalta hoitajalta ja itse välittäjiltä. Toimistotyöntekijä tukee välitysprosessia hallinnollisesti ja hänelle riittää kaupallinen tutkinto sekä rahanpesulain perehdytys.

Onko työ pelkkää näppäilyä, vai kohtaako asiakkaita?

Asiakaskohtaamisia on paljon: puhelimessa, sähköpostissa ja toimistolla. Kauppakirjan allekirjoitustilanteissa ostaja ja myyjä ovat usein hermostuneita, ja toimistotyöntekijä tarjoaa kahvit, tarkistaa henkilöllisyyden ja huolehtii, että paperit ovat järjestyksessä.

Mihin järjestelmiin kannattaa tutustua etukäteen?

Työssä käytetään esimerkiksi DIAS-järjestelmää (sähköinen asuntokauppa) ja KVKL Hexiä. Tehtäviin kuuluu myös Etuovi- ja Oikotie-ilmoitusten hallinta. Lisäksi on hyvä hallita yleisimmät toimisto-ohjelmat. Suurissa ketjuissa on omat järjestelmät, joiden käyttöön perehdytetään.

Onko ala suhdanneherkkä?

Kyllä. Asuntokauppojen määrä heilahtelee korkojen ja talouden mukana, ja se näkyy myös välitysliikkeiden rekrytoinneissa. Toisaalta vuokravälitys on tasaisempaa.