Sihteeri - ammatti, työnkuva ja työnhaku

Sihteeri pitää toimiston, tiimin tai johdon arjen liikkeessä hoitamalla hallinnollisia tehtäviä ja yhteydenpitoa.

Lyhyesti

Sihteerin työssä yhdistyvät asiakirjojen käsittely, kokousjärjestelyt, kalenterit, viestintä, asiakaspalvelu ja usein taloushallinnon avustavat tehtävät. Tehtävä sopii järjestelmälliselle hakijalle, joka pystyy pitämään monta asiaa liikkeessä yhtä aikaa. Nimike on laaja, joten ilmoituksesta kannattaa tarkistaa työn painopiste, tuettava tiimi ja käytettävät järjestelmät.

Millaista työtä sihteeri tekee?

Sihteerin tehtävät vaihtelevat organisaation mukaan. Työhön voi kuulua kokousten valmistelua, esityslistoja ja pöytäkirjoja, sähköpostien ja puheluiden hoitoa, asiakirjojen arkistointia, matkajärjestelyjä, tilausten tekemistä sekä laskutuksen tai kirjanpidon avustamista. Usein sihteeri on ensimmäinen henkilö, jolta kysytään käytännön asioita.

Työssä tarvitaan hyvää rytmitajua: kiireelliset viestit, sovitut kokoukset, asiakirjat ja pienet käytännön järjestelyt on sovitettava samaan päivään. Sihteeri ei välttämättä päätä asioista, mutta hän varmistaa, että päätöksenteko ja arjen hallinto etenevät oikeilla tiedoilla.

tarkista, tukeeko rooli johtoa, tiimiä, asiakkaita vai koko toimistoa
selvitä, kuuluuko työhön pöytäkirjoja, taloushallintoa, matkoja tai tapahtumia
huomioi vaaditut järjestelmät, Office-työkalut ja mahdollinen kielitaito
kerro hakemuksessa, miten olet hallinnut aikatauluja, asiakirjoja ja palvelutilanteita

Kenelle työ sopii?

Sihteerin työ sopii henkilölle, joka pitää käytännön asioiden järjestämisestä ja pystyy vaihtamaan tehtävästä toiseen ilman, että kokonaisuus katoaa. Hyötyä on selkeästä viestinnästä, palveluasenteesta, huolellisuudesta ja siitä, että keskeneräiset asiat kirjataan ylös eivätkä jää muistin varaan.

Osaaminen, koulutus ja luvat

Sihteerin tehtävissä haetaan usein hallinnon, liiketalouden tai muun soveltuvan alan koulutusta, mutta käytännön kokemus voi olla ratkaisevaa. Tavallisia vaatimuksia ovat tietotekniikan hallinta, asiakirjojen käsittely, hyvä suomen kielen taito ja usein englannin tai ruotsin osaaminen. Tehtäväkohtaiset järjestelmät opitaan usein perehdytyksessä.

Missä työympäristöissä sihteeri työskentelee?

Sihteereitä työskentelee yrityksissä, julkisella sektorilla, oppilaitoksissa, järjestöissä, säätiöissä ja asiantuntijaorganisaatioissa. Pienessä organisaatiossa työ voi olla laaja yleisrooli. Suuressa organisaatiossa sihteeri voi tukea tiettyä johtoa, osastoa tai palveluprosessia, jolloin järjestelmät ja vastuut ovat tarkemmin rajattuja.

Miten osaaminen kannattaa sanoittaa hakemuksessa?

Kuvaa hakemuksessa konkreettiset hallinnon tehtävät, joita olet tehnyt: kokousjärjestelyt, pöytäkirjat, asiakirjahallinta, kalenterit, asiakaspalvelu, laskutus tai järjestelmäkirjaukset. Mainitse myös, millaisessa ympäristössä olet työskennellyt ja kuinka itsenäisesti olet hoitanut aikatauluja, yhteydenpitoa ja luottamuksellista tietoa.

Palkka ja työehdot

Palkkaan vaikuttavat tehtävän vaativuus, työnantajan sektori, kielitaito, järjestelmäosaaminen ja se, tukeeko sihteeri yksittäistä johtoa vai laajaa organisaatiota. Tarkista ilmoituksesta myös työaika, mahdollinen etätyö, liukuva työaika, perehdytys ja se, sisältääkö työ ilta- tai tapahtumapainotteisia tehtäviä.

Mitä seuraavaksi kannattaa tehdä?

Jos sihteerin työ kiinnostaa, vertaile sitä taloussihteerin, opintosihteerin, toimistoavustajan ja johdon assistentin tehtäviin. Rajaa hakua sen mukaan, haluatko asiakaspalvelua, taloushallintoa, oppilaitosympäristöä vai johdon tukea. Avoimet sihteerin paikat löydät työpaikkasivulta.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä sihteeri tekee?

Sihteeri hoitaa hallinnollisia ja toimistotyön tehtäviä, kuten kokousjärjestelyjä, asiakirjoja, viestintää, kalentereita, asiakaspalvelua, arkistointia sekä joskus laskutuksen tai taloushallinnon avustavia töitä.

Tarvitaanko tehtävään koulutusta?

Usein eduksi on hallinnon, liiketalouden tai muun soveltuvan alan koulutus. Monissa tehtävissä käytännön kokemus, tietotekniikan hallinta, kielitaito ja hyvä asiakaspalveluosaaminen ovat vähintään yhtä tärkeitä kuin tutkintonimike.

Miten haen tätä työtä?

Kohdista hakemus ilmoituksen painotukseen. Jos työssä korostuvat kokoukset, kerro pöytäkirjoista ja aikatauluista. Jos työssä korostuu asiakaspalvelu tai taloushallinto, nosta esiin juuri niistä konkreettiset esimerkit.

Kannattaako verrata tätä muihin ammatteihin?

Kyllä. Läheiset ammatit auttavat näkemään, onko sinulle sopivin reitti sama nimike, saman alan toinen rooli vai paikallisesti paremmin sopiva vaihtoehto.