Arkistonhoitaja - ammatti, työnkuva ja työnhaku

Arkistonhoitajan työ on tiedonhallinnan asiantuntijatyötä: asiakirjat, valokuvat ja sähköiset aineistot kulkevat järjestelyn, kuvailun ja saatavuuden vaiheiden läpi niin, että niitä voi käyttää vuosikymmenten päästä. Tehtävää tehdään julkisarkistoissa, museoissa, yritysarkistoissa ja yhä useammin digitaalisten arkistointijärjestelmien parissa.

Lyhyesti

Arkistonhoitaja vastaanottaa, jäsentää, kuvailee ja säilyttää asiakirja- ja muuta aineistoa niin, että se on löydettävissä ja käytettävissä myös tulevaisuudessa. Työ jakaantuu fyysiseen aineistoon (kuten paperit, valokuvat, kartat) ja digitaaliseen arkistointiin sähköisissä järjestelmissä. Tyypillinen pohja on filosofian maisterin tutkinto historian, arkistotieteen tai informaatiotutkimuksen alalta. Tehtäviä on niin valtion ja kuntien arkistoissa, museoissa kuin yritysten asiakirjahallinnossa.

Mitä työ sisältää?

Arki rakentuu aineistovirtojen ympärille: uutta aineistoa otetaan vastaan, arvioidaan sen säilytysarvo, kuvaillaan ja sijoitetaan oikealle paikalleen. Hakupalvelussa autetaan tutkijoita ja viranomaisia löytämään asiakirjoja, ja yhä isompi osa työstä on aineiston digitointia ja metatietojen siivoamista sähköisiin järjestelmiin.

Museopuolella tehtäviin yhdistyy näyttelytyötä, kokoelmien hoitoa ja tutkimusta, jolloin työ voi sisältää myös yleisötilaisuuksia ja sidosryhmäyhteistyötä. Yritysarkistossa painopiste on usein lakisääteisten säilytysaikojen hallinnassa ja prosessien sujuvuudessa.

selvitä, painottuuko tehtävä fyysiseen aineistoon, digitointiin vai sähköiseen arkistonhallintaan
tarkista, mitä järjestelmiä työnantaja käyttää (esim. AHAA, Vakka, omat tiedonhallintaohjelmistot)
huomioi, kuuluuko tehtävään asiakaspalvelua, tutkijapalvelua tai opastusta
arvioi, onko kyseessä määräaikainen projekti vai vakituinen tehtävä

Kenelle työ sopii?

Työ sopii ihmiselle, jolla on tarkka ote, kärsivällisyys monisivuisten kokonaisuuksien jäsentämiseen ja kiinnostus tietolähteisiin. Hyvä arkistonhoitaja näkee yksittäisen asiakirjan osana isompaa kontekstia ja osaa kysyä, kenelle ja milloin aineisto on tärkeä. Kielitaito (erityisesti vanhempien aineistojen kohdalla ruotsi tai latina) ja digitaalisten työkalujen omaksuminen helpottavat työtä merkittävästi.

Osaaminen, koulutus ja luvat

Yleisin pohjakoulutus on yliopistotasoinen tutkinto historian, arkistotieteen, informaatiotutkimuksen tai museologian alalta. Käytännön kokemus on usein hankittu harjoitteluiden, kesätöiden tai määräaikaisten projektien kautta. Valtionhallinnon tehtävissä saatetaan edellyttää suomen lisäksi ruotsin kielen taitoa. IT-osaamisesta on hyötyä, kun arkistot siirtyvät yhä laajemmin sähköisiin järjestelmiin: metatietostandardit (esim. SÄHKE2), tietokannat ja digitointiprosessit ovat arjen työkaluja.

Työympäristöt

Suuria julkisia työnantajia ovat Kansallisarkisto, kunnat ja kaupungit, sairaanhoitopiirit ja yliopistot. Museoissa työtä tehdään näyttelyiden ja kokoelmien rytmissä. Yritysarkistoissa ja konsulttitoimistoissa voi olla projektimaisia tehtäviä, joissa siivotaan ja luokitellaan vanhaa aineistoa kerralla. Iso osa työstä on toimistossa tai arkistotilassa, mutta digitaalinen arkistointi on tuonut myös etätyömahdollisuuksia.

Miten osaaminen kannattaa sanoittaa hakemuksessa?

Mainitse konkreettisesti, millaista aineistoa olet käsitellyt: pöytäkirjat, valokuvat, kartat, sähköiset asiakirjat. Kerro, mitä järjestelmiä olet käyttänyt (esim. AHAA, M-Files, SharePoint, omat luettelointiohjelmat) ja kuinka iso aineisto oli kyseessä. Jos olet tehnyt digitointia, kuvaile prosessia: skannaus, OCR, metatietojen täydennys, laadunvarmistus. Jos haet museopuolelle, korosta näyttelytyö ja yleisöprojektit; jos yrityspuolelle, prosessien suoraviivaistaminen ja säilytysaikojen hallinta.

Palkka ja työehdot

Palkkataso määräytyy yleensä julkisen sektorin virkaehtosopimuksen tai kunnallisen sopimuksen mukaan. Yksityisellä puolella palkka on neuvoteltavissa. Määräaikaisia projektitehtäviä on alalla paljon, ja vakituinen virka tai toimi on usein pitkän urapolun tulos. Jos ilmoituksessa ei mainita palkkaa, kysy palkkahaarukka rekrytointiprosessin alkuvaiheessa.

Mitä seuraavaksi kannattaa tehdä?

Päätä, kiinnostaako sinua eniten julkisten arkistojen perinteinen tehtäväkenttä, museoala vai yritysten tiedonhallinta. Sitten katso lähikenttää: kirjastonhoitaja ja informaatikko ovat lähisukulaisia, ja tiedonhallinnan asiantuntijatehtäviä on yhä enemmän myös IT-puolella. Helsingin, Tampereen ja Jyväskylän kaltaisissa yliopistokaupungeissa tarjonta on tiheintä.

Usein kysytyt kysymykset

Tarvitseeko olla maisteri päästäkseen alalle?

Useimmissa asiantuntijatehtävissä edellytetään ylempää korkeakoulututkintoa, mutta arkistoissa on myös assistentti- ja arkistosihteerin tehtäviä, joihin riittää ammattikorkeakoulututkinto tai aiempi kokemus tiedonhallinnasta.

Miten alalle pääsee, jos kokemus on vähissä?

Harjoittelut, lyhyet määräaikaisuudet ja vapaaehtoistyö museoissa ovat tavallisin reitti. Digitointiprojekteissa on usein ensimmäisiä paikkoja vastavalmistuneille.

Onko etätyö mahdollista?

Sähköisen arkistoinnin ja luetteloinnin osalta etätyö on yhä tavallisempaa, mutta fyysisen aineiston käsittely tapahtuu arkistotiloissa.

Mitä eroa on arkistonhoitajalla ja arkistosihteerillä?

Arkistosihteeri tekee usein operatiivista työtä asiakirjojen kierrätyksen ja säilytyksen parissa, kun taas arkistonhoitaja vastaa kokonaisuudesta, kuvailusta, käytänteistä ja kehittämisestä.