Arkistosihteeri - ammatti, työnkuva ja työnhaku

Arkistosihteeri pitää huolen siitä, että organisaation asiakirjat ja tietoaineistot löytyvät, säilyvät ja siirtyvät oikeisiin käsiin oikein merkittyinä. Työ on yhdistelmä asianhallintajärjestelmien käyttöä, fyysisten arkistoaineistojen käsittelyä ja tietopyyntöihin vastaamista. Iso osa päivästä on tarkkaa tiedonhallintaa, jossa pieni virhe voi tarkoittaa, että asiakirja katoaa tai päätyy väärälle henkilölle.

Lyhyesti

Arkistosihteerin työ keskittyy asiakirjahallintaan, arkistointiin, tiedonhakuun ja tietopyyntöihin vastaamiseen. Tehtäviin kuuluu sähköisten asianhallintajärjestelmien käyttö, fyysisten arkistojen ylläpito ja viranomaisaineistojen käsittely tietosuojaa noudattaen. Työtä tehdään kunnissa, valtion virastoissa, hyvinvointialueilla, oppilaitoksissa ja museoissa. Pohjana toimii yleensä tradenomin tutkinto, asianhallinnan koulutus tai vastaava työkokemus.

Työn arki

Päivä jakautuu yleensä kolmeen lohkoon: saapuvien asiakirjojen käsittely, tietopyyntöihin vastaaminen ja arkiston ylläpito. Aamupäivä menee usein asianhallintajärjestelmässä: uudet asiakirjat kirjataan, niihin lisätään metatiedot ja ne reititetään käsittelijöille. Sähköisistä järjestelmistä yleisimpiä julkisella sektorilla ovat Dynasty, Tweb, Acta ja M-Files.

Tietopyynnöt tulevat sekä kuntalaisilta että omilta viranhaltijoilta. Pyyntö voi koskea vanhaa rakennuslupaa, koulutodistuskopiota, päätöksen perusteita tai pöytäkirjaa. Arkistosihteeri etsii aineiston, tarkistaa, että se on luovutettavissa (julkisuus, salassapito, tietosuoja) ja toimittaa sen pyytäjälle.

Iltapäivisin työ siirtyy usein fyysisempään puoleen: paperiarkiston järjestelyä, kansioiden numerointia, säilytysaikojen tarkistamista, vanhan aineiston siirtoa päätearkistoon tai hävittämistä arkistointisuunnitelman mukaan.

Kenelle työ sopii

Arkistosihteerin työssä viihtyy ihminen, joka pitää järjestyksestä ja siitä, kun asiat ovat oikein merkittyjä. Tarkkuus on välttämätöntä: yksi väärä asianumero tai puuttuva metatieto voi tarkoittaa, että asiakirja ei löydy enää koskaan oikealla haulla.

Hyvä arkistosihteeri pystyy keskittymään hiljaiseen, pitkäjänteiseen työhön ja samanaikaisesti vaihtamaan asiakaspalvelumoodiin, kun tietopyyntö tulee. Salassapidon ja tietosuojan kunnioitus on osa arvopohjaa: työssä näkee usein arkaluontoista tietoa, jota ei voi jakaa edes työkavereiden kanssa.

Osaaminen, koulutus ja luvat

Tehtävässä yleensä edellytetään tai katsotaan eduksi:

soveltuva korkeakoulu- tai opistoasteen tutkinto (esim. tradenomi, sihteerin/asiakirjahallinnan tutkinto)
asianhallintajärjestelmien käyttökokemus (Dynasty, Tweb, Acta, M-Files tai vastaava)
arkistointimenetelmien tuntemus (säilytysajat, arkistointisuunnitelma, AMS/TOS)
tietosuoja-asetuksen ja julkisuuslain perusteiden hallinta
huolellinen suomen kielen kirjallinen ilmaisu

Kuntasektorilla osa tehtävistä on viranhaltijatehtäviä, joissa edellytetään suomen kielen riittävää suullista ja kirjallista taitoa.

Työympäristöt

Tyypillinen työpaikka on kunnan, hyvinvointialueen tai valtion viraston arkistotila ja toimisto. Hyvinvointialueiden myötä terveydenhuollon arkistosihteereitä on tullut paljon lisää: heillä työ keskittyy potilaskertomuksiin ja terveystietojärjestelmiin (esim. Lifecare, Effica). Oppilaitoksissa työ kohdistuu opiskelijarekistereihin ja todistuksiin.

Pienessä organisaatiossa arkistosihteeri voi olla ainoa asiakirjahallinnan vastuuhenkilö, jolloin tehtäväkenttä on laaja. Suuressa virastossa työ voi keskittyä yhteen aineistolajiin tai tehtäväalueeseen.

Miten osaaminen kannattaa sanoittaa hakemuksessa

Hakemuksessa kannattaa nostaa esiin konkreettiset järjestelmät ja aineistot:

mitkä asianhallintajärjestelmät ovat sinulle tuttuja
millaisia aineistoja olet käsitellyt (rakennuslupia, henkilöstöasioita, potilastietoja, taloushallintoa)
montako tietopyyntöä viikossa olet käsitellyt
mitä metatietoja ja luokitteluja (AMS, TOS, eAMS) olet käyttänyt
esimerkkejä siitä, miten olet ratkaissut salassapitoon tai tietosuojaan liittyvän kysymyksen

Jos siirryt yleisestä toimistotyöstä arkistotehtäviin, kerro, miten olet ylläpitänyt sähköpostia, projektikansioita tai sopimusrekistereitä järjestyksessä.

Palkka ja työehdot

Kuntasektorilla palkka määräytyy KVTES:n mukaan. Tehtäväkohtainen palkka riippuu vastuun laajuudesta ja vaativuudesta. Hyvinvointialueilla noudatetaan SOTE-sopimusta. Valtiolla työ tehdään virkasuhteessa ja palkka tulee virkaehtosopimuksen vaativuusryhmistä. Tarkat luvut on hyvä tarkistaa kunkin sopimuksen ajantasaisesta versiosta.

Mitä seuraavaksi kannattaa tehdä

Hakukohteita kannattaa katsoa kuntien, hyvinvointialueiden, valtion virastojen ja oppilaitosten omilta rekrytointisivuilta. Kuntarekry kokoaa kuntasektorin paikat yhteen, valtiolla.fi vastaavasti valtion paikat.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä ero on arkistosihteerin ja arkistonhoitajan välillä?

Arkistonhoitaja vastaa tyypillisesti arkiston kokonaisuudesta: arkistointisuunnitelmista, tietoaineistojen elinkaaresta ja arkistolain noudattamisesta. Arkistosihteeri keskittyy enemmän käytännön asiakirjahallintaan: kirjaamiseen, luettelointiin, tietopyyntöihin ja päivittäiseen ylläpitoon. Pienessä organisaatiossa nimikkeet voivat tarkoittaa lähes samaa asiaa.

Tarvitaanko arkistoalan tutkintoa?

Ei aina. Monessa tehtävässä riittää soveltuva tutkinto ja kiinnostus alaan, sillä järjestelmät ja käytännöt opetetaan perehdytyksessä. Arkistoalan erikoistunut tutkinto (esim. asiakirjahallinnan tradenomi tai informaatiotutkimuksen opinnot) auttaa kuitenkin haussa.

Onko työ pelkkää paperien siirtelyä?

Ei. Suomalaiset organisaatiot ovat siirtyneet pitkälti sähköiseen asianhallintaan, ja arkistosihteerin työstä iso osa tehdään tietokoneella. Fyysisiä arkistoja edelleen on, mutta uudet asiakirjat syntyvät ja säilyvät sähköisessä muodossa.

Mitä julkisuuslaki tarkoittaa työssä?

Julkisuuslaki määrittelee, mitä viranomaisen asiakirjoja saa luovuttaa ja milloin. Arkistosihteeri tekee päivittäin arvioita: onko tämä asiakirja julkinen, salassa pidettävä vai osa siitä molempia. Päätökset perustuvat lakiin, eivät omaan harkintaan.

Voiko työtä tehdä etänä?

Sähköistä asianhallintaa kyllä, mutta fyysiset arkistot vaativat läsnäoloa. Monissa kunnissa ja virastoissa hybridimallin kanssa pärjää: muutama päivä viikossa toimistolla, loput etänä.