Vastaanottoavustaja - ammatti, työnkuva ja työnhaku

Vastaanottoavustaja on talon ensimmäinen kasvo asiakkaalle: hän kirjaa vieraan saapumisen, neuvoo lääkärin ovelle, sopii ajan tai ottaa maksun. Suomessa rooli löytyy hotelliketjuilta (Sokos Hotels, Scandic, Radisson Blu, Original Sokos Hotels), terveysasemilta (Mehiläinen, Terveystalo, Pihlajalinna, kunnalliset terveysasemat), kuntokeskuksilta (LadyLine, Elixia, kunnan uimahallit) sekä viranomaisilta kuten Kelan ja Trafin asiakaspalvelupisteiltä.

Lyhyesti

Vastaanottoavustaja kuuluu Avoimet.fi:n hakemistossa kategoriaan Toimisto, talous ja hallinto. Tehtävä on lähellä hotellivastaanottovirkailijan, terveysaseman vastaanottohoitajan ja asiakaspalveluneuvojan rooleja, mutta avustajan tehtävässä korostuu tukirooli kokeneemman henkilöstön rinnalla. Tehtävää tehdään sekä kokoaikaisena että usein osa-aikaisena tai opiskelijatyönä. Vuorotyö ja kielitaito (englanti, mahdollisesti ruotsi tai kolmas kieli) ovat keskeisiä, ja avoimet paikat näkyvät työnhaun tietopankissa.

Työn arki

Aamuvuoro alkaa kassan ja varausjärjestelmän aukaisulla. Hotellissa tämä tarkoittaa Operaa, Sihotia, Mews:iä tai Cenium-järjestelmää; terveysasemalla Lifecare, Acute, Pegasos tai Esko -potilastietojärjestelmää; kuntokeskuksessa Magic Member, Ines tai Tymo. Aamupäivän aikana hoidetaan check-outit, varauksien vahvistukset, ajanvaraukset ja ehkä muutama puhelu. Iltapäivällä saapuu uudet asiakkaat: hotelli täyttyy klo 15 jälkeen, lääkäriasema huipentuu klo 16-18 työpäivän jälkeen tulleisiin asiakkaisiin. Avustaja tukee päävastaanottovirkailijaa kiireen keskellä, vastaa puhelimeen ja tarkistaa, että dokumentit kuten Kela-kortti, henkilöllisyystodistus tai vakuutuskortti ovat järjestyksessä.

Kenelle työ sopii

Tehtävä sopii hakijalle, joka pitää lyhyistä asiakaskohtaamisista, oppii nopeasti uusia järjestelmiä ja säilyttää hymyn myös silloin, kun asiakas on kiukkuinen. Englannin kielen sujuvuus on käytännössä välttämätöntä etenkin Helsingin, Espoon ja Vantaan hotelleissa. Ruotsi on hyödyksi, ja kolmas kieli (saksa, venäjä, kiina) erottaa hakijoista monessa työpaikassa. Vuorotyö - aamut, illat, viikonloput - kuuluu työhön.

Osaaminen, koulutus ja luvat

Muodollisia tutkintovaatimuksia on harvoin, mutta liiketalouden perustutkinto (merkonomi), matkailualan perustutkinto tai sosiaali- ja terveysalan perustutkinto antaa selvän edun. Hotellipuolella restonomi (AMK) on luonteva tausta. Terveysaseman vastaanottoavustajan tehtävässä lähihoitajan tutkinto, terveydenhoitoalan opinnot tai aiempi sote-kokemus painaa enemmän. Erityistä viranomaislupaa ei tarvita, mutta lasten kanssa työskentelyä sisältävissä tehtävissä rikosrekisteriote on yleinen.

Työympäristöt

Hotelliketjuilla työ on kansainvälistä ja viikonloppupainotteista; Sokos Hotels, Scandic ja Radisson Blu palkkaavat vastaanottoavustajia ympäri maan. Yksityisillä terveyspalveluyrityksillä Mehiläisellä, Terveystalolla ja Pihlajalinnalla on vastaanotot kymmenissä kaupungeissa. Kuntien terveysasemilla työ tapahtuu virka-aikoina, mutta päivystyksissä myös iltaisin ja viikonloppuisin. Kuntokeskuksissa, kuten Forevernissä ja LadyLinessä, työ painottuu ilta- ja viikonloppuvuoroihin asiakaskäynnin mukaan.

Miten osaaminen kannattaa sanoittaa hakemuksessa

Listaa hallitsemasi järjestelmät tarkasti: jos olet käyttänyt Operaa hotellissa, mainitse versio (Opera Cloud / Opera PMS); jos Lifecare-potilastietojärjestelmä on tuttu, niin se. Mainitse kielitaito konkreettisesti: englanti C1, ruotsi B2, saksan alkeet. Aiempi kassakokemus, ajanvarausten tekeminen ja vaikkapa Kela-anomusten neuvonta kannattaa nostaa esiin. Hyvä esimerkki on tilanne, jossa hoidit ruuhkaa rauhallisesti, neuvoit ymmärtämättä jäänyttä asiakasta tai ratkaisit reklamaation hyvällä lopputuloksella.

Palkka ja työehdot

Hotelli- ja ravintola-alalla noudatetaan Matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluiden työehtosopimusta (MaRa ja PAM). Yksityisellä terveyspalvelualalla Terveyspalvelualan TES, kunnallisella sektorilla SOTE-sopimus tai KVTES. Iltavuoro-, lauantai- ja sunnuntailisät kerryttävät tuntiansiota merkittävästi, joten kokonaisansiosta kannattaa kysyä erikseen. Osa-aikatyö on alkuvaiheessa yleistä; kokoaikaisuus tulee usein vasta kokemuksen myötä.

Mitä seuraavaksi kannattaa tehdä

Selaa avoimia paikkoja /tyopaikat/ -sivulta. Vertaa rinnakkaisia rooleja: hotellivastaanottovirkailija, asiakaspalvelija ja Sihteeri ovat luontevia urapolkuja. Sijaintirajauksessa pääkaupunkiseutu työllistää eniten.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä erottaa vastaanottoavustajan vastaanottovirkailijasta?

Avustaja toimii usein osa-aikaisena tai harjoittelijan roolissa kokeneen virkailijan rinnalla, eikä vastaa esimerkiksi yövuoroista yksin. Vastaanottovirkailijan tehtävässä vastuu on laajempi, ja se voi sisältää myös tilinpäätösten tekoa ja yövuoron itsenäistä hoitamista.

Onko englannin kielen taito välttämätön?

Hotellissa käytännössä kyllä. Terveysasemalla ja kuntokeskuksessa suomen tai ruotsin kielen taito riittää usein, mutta englanti auttaa kaikissa tehtävissä.

Onko vuorotyö pakollista?

Hotelleissa kyllä, koska vastaanotto toimii usein 24/7. Terveysasemilla ja kuntokeskuksissa vuorotyötä tehdään aukioloaikojen mukaan, mutta yötyötä on harvoin.

Voiko alalle päästä ilman koulutusta?

Voi. Moni työnantaja palkkaa nimenomaan persoonan ja kielitaidon perusteella ja kouluttaa järjestelmät perehdytyksessä. Tutkinnosta on kuitenkin etua palkkauksessa ja vakituisuuden saavuttamisessa.