Sihteeri, puhtaaksikirjoitus - ammatti ja työ

Puhtaaksikirjoitukseen erikoistunut sihteeri muuttaa sanellut tekstit, käsinkirjoitetut muistiot ja kokousnauhat siisteiksi asiakirjoiksi. Päivän rytmi syntyy saneluiden määrästä, määräajoista ja siitä, miten tarkasti aineisto on alun perin tuotettu.

Lyhyesti

Puhtaaksikirjoitukseen erikoistunut sihteeri käsittelee sanelu- ja muistioaineistoa sairaaloissa, asianajotoimistoissa, oikeuslaitoksessa, hallinnossa ja yrityksissä: kuuntelee, korjaa ja viimeistelee tekstit järjestelmiin (Apotti, Esko, Lifecare, Dynasty). Tärkeimmät vaatimukset ovat erinomainen suomen kirjakieli, nopea ja tarkka kirjoitus (tavoite 250 lyöntiä/min), järjestelmäosaaminen sekä kyky käsitellä luottamuksellista tietoa. Etätyö on yleistä, ja avoimet paikat näkyvät työpaikkasivulla.

Työn arki

Aamu alkaa työjonon avaamisesta: saneluja, koneellisesti litteroituja vedoksia, käsinkirjoitettuja muistioita tai kokousnauhoituksia. Sihteeri kuuntelee, korjaa, rakenteistaa ja viimeistelee tekstin asiakkaan tai organisaation tarpeiden pohjalta. Lääketieteellisessä kontekstissa erityissanasto, lääkenimet ja koodit on osattava tarkasti. Oikeudellisessa työssä korostuu pykäläviittausten ja päätösten täsmällinen muotoilu.

Työ on usein hiljaista ja keskittymistä vaativaa. Tahti riippuu jonon pituudesta ja siitä, kuinka paljon korjailua aineisto vaatii.

saneluiden purku potilas- tai asiakirjajärjestelmään
pöytäkirjojen ja kokousmuistioiden viimeistely
käsikirjoitusten ja luonnosten puhtaaksikirjoitus
tekstin tarkistus, kielellinen viimeistely ja arkistointi

Kenelle työ sopii

Tämä työ sopii hakijalle, joka pitää tarkasta tekstityöstä, viihtyy yksin keskittyen ja kuulee puhetta selvästi myös taustamelussa. Hyvä yleissivistys ja kielipää auttavat tunnistamaan virheet ennen kuin ne pääsevät asiakirjaan. Vakaa työote luottamuksellisen aineiston kanssa on välttämätöntä.

Osaaminen, koulutus ja luvat

Tyypillisiä reittejä ovat merkonomin, tradenomin, lähihoitajan tai oikeustradenomin tutkinto sekä erikoiskoulutus puhtaaksikirjoitukseen. Hyödyllistä on:

nopea kymmensormijärjestelmä (tavoite 250 lyöntiä/min)
erikoissanaston tuntemus (lääketieteellinen, oikeudellinen, hallinnollinen)
käytetyt järjestelmät: Apotti, Esko, Lifecare, Mediatri, Dynasty
erinomainen suomen kielen taito, usein ruotsi tai englanti

Terveydenhuollossa edellytetään tartuntatautilain mukaista rokotussuojaa ja vaitiolositoumusta.

Työympäristöt

Työnantajia ovat hyvinvointialueet, sairaalat, yksityiset terveysasemat (esimerkiksi Mehiläinen, Terveystalo, Pihlajalinna), asianajotoimistot, tuomioistuimet, ministeriöt ja keskisuuret yritykset. Etätyö on monessa tehtävässä mahdollista, koska aineisto liikkuu turvattuna järjestelmissä. Tehtäviä tarjoavat myös litterointiyritykset.

Miten osaaminen kannattaa sanoittaa hakemuksessa

Mainitse kirjoitusnopeus ja virheettömyysprosentti, jos olet niitä mitannut. Listaa käytetyt järjestelmät ja mahdolliset erikoissanastot. Kerro, missä olet työskennellyt: julkinen sairaala, yksityinen klinikka, oikeuslaitos, ministeriö. Esimerkki, jossa olet purkanut vaikean sanelun määräajassa, kertoo enemmän kuin yleinen "huolellinen" -luonnehdinta.

Palkka ja työehdot

Palkkaus määräytyy julkisella sektorilla KVTES:n tai SOTE-sopimuksen, yksityisellä sektorilla Yksityisen sosiaalipalvelualan TES:n tai työnantajakohtaisen sopimuksen mukaan. Tehtäväkohtainen palkka, henkilökohtainen lisä ja mahdollinen suoritepalkkio (esimerkiksi rivimäärän mukaan) vaihtelevat. Tarkista työaikamuoto, etätyökäytäntö ja se, korvataanko ergonominen kotityöpiste.

Mitä seuraavaksi kannattaa tehdä

Avoimet puhtaaksikirjoitus- ja sihteeritehtävät löydät työpaikkasivulta. Vertaa tehtäviä terveydenhuollon sihteerin, taloussihteerin ja pöytäkirjanpitäjän tehtäviin.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä järjestelmiä sihteeri puhtaaksikirjoituksessa käyttää?

Yleisimpiä ovat potilastietojärjestelmät Apotti, Esko, Lifecare ja Mediatri sekä asianhallintajärjestelmät Dynasty ja Acta. Sanelujen toistossa käytetään Olympus- tai Philips-pedaaleita ja erityisohjelmistoja.

Voiko työtä tehdä etänä?

Suuri osa puhtaaksikirjoituksesta on etätyötä. Vaatimuksena on tietoturvallinen yhteys, kuulokkeet ja työnantajan hyväksymä laitteisto. Joitakin aineistoja käsitellään vain työpaikalla.

Tarvitaanko lääketieteellistä koulutusta sairaaloiden saneluja varten?

Ei tarvita, mutta lääketieteellisen sanaston peruskurssi tai lähihoitajan tutkinto on iso etu. Erikoissanasto opitaan myös perehdytyksessä ja työn lomassa.

Mikä on kohtuullinen kirjoitusnopeus?

Tavoitteena on usein 250 lyöntiä minuutissa virheettömällä tekstillä. Aloittelija pärjää 180–200 lyönnillä, mutta nopeus kasvaa työssä.

Miten luottamuksellisuus turvataan?

Vaitiolovelvollisuus, salatut yhteydet, työnantajan hyväksymät laitteet ja kotityöpisteen tietoturva ovat osa työnkuvaa. GDPR ja potilastietolaki ohjaavat käsittelyä.